Software de gestão oficinal
Embora existam muitas funcionalidades disponíveis nas atuais soluções de software de gestão de oficinas, é importante focar-se nos elementos básicos que permitem melhorar a eficiência operacional geral e aumentar a fidelização dos clientes, o que terá impacto direto nos resultados
Apesar de muitas oficinas continuarem a “manter as coisas simples” e a gerir as operações do dia a dia através de uma série de quadros, pastas plásticas e notas em post-its, na verdade, um sistema assim aumenta a complexidade da gestão da empresa e frequentemente limita a capacidade de crescimento da mesma. Decidir qual o melhor software de gestão de oficinas para a sua empresa de manutenção e reparação automóvel pode ser difícil. Com tantas opções e funcionalidades, pode ser difícil distinguir as “necessidades fundamentais” das “necessidades acessórias” ao pesquisar sobre os atuais sistemas de software de gestão de oficinas. É uma decisão importante que se revela única para a sua oficina e para as necessidades da mesma. Escolha bem e o seu investimento ajudará a minimizar o caos na gestão da oficina, a melhorar o seu nível de serviço e a proporcionar uma visão mais nítida das operações do negócio, de modo a que possa identificar mais facilmente áreas de crescimento. Se escolher mal, aumenta a complexidade sem obter o retorno do investimento antecipado.
Independentemente do fornecedor que escolher, existem cinco funcionalidades essenciais que a sua solução de gestão da oficina tem de ter:
- Recursos de ponto de venda.
- Ferramentas digitais de inspeção.
- Comunicação com os clientes e marketing.
- Gestão de inventário e encomenda de peças.
- Formação e apoio.
NECESSIDADE N.º 1
Recursos de ponto de venda (POS – Point Of Sale)
Possuir um sistema integrado de POS pode ajudar a proteger uma oficina contra o caos quando há muito movimento.
As funcionalidades do POS incluem:
– Criação de faturas.
– Agendamento de marcações.
– Gestão de ordens de trabalho.
– Cotações de preços rápidas com base em tarifas de trabalhos específicos, pesquisas de peças, inventário local e intervalos de manutenção.
– Gestão da relação com os clientes (CRM).
– Processamento de cartões de crédito.
Os sistemas mais avançados vão para além do básico e incluem: rastreamento de inventário, gestão de tempo e planificação dos funcionários, integrações com software de contabilidade, automatização de marketing e gestão de programa de recompensas.
NECESSIDADE N.º 2
Ferramentas digitais de inspeção
A inspeção digital é uma tecnologia relativamente nova, mas em rápido crescimento. Infelizmente, apenas um pequeno número de oficinas as estão efetivamente a utilizar em seu proveito. A capacidade de apurar e explicar o trabalho necessário não só aumenta a confiança do consumidor através de uma melhor comunicação, como também proporciona informações acerca de manutenção adicional e necessidades de serviços. Isto cria oportunidades mais consistentes para as empresas de manutenção automóvel que permitem que o relatório da inspeção faça a venda para as mesmas.
As tecnologias podem variar, mas muitas permitem a utilização de um tablet ou smartphone utilizados pelos técnicos e assessores de serviço para capturar imagens do veículo do cliente para melhor explicar e fundamentar o processo de reparação. Tal documentação também serve como proteção contra regressos baseados em informações falsas. O software de gestão de oficinas mais avançado baseia-se na inteligência artificial (IA) para disponibilizar recomendações mais precisas baseadas em conjuntos de dados do histórico de reparações.
NECESSIDADE N.º 3
Comunicação com os clientes e marketing
Os consumidores atuais têm preferências de comunicação específicas, incluindo o telefone de trabalho, o telemóvel, o telefone de casa, e-mail, mensagens de texto, mensagens instantâneas, etc. Confiar nas chamadas telefónicas já não é suficiente. O seu software de gestão da oficina tem de tornar fácil a comunicação com os clientes da forma como estes preferem. Isto inclui comunicações de ordens de reparação e de aprovações, bem como de mensagens de marketing.
Quando eventualmente for difícil contactar por telefone um cliente muito ocupado durante o horário de trabalho, poderá enviar-lhe uma mensagem de texto. Partilhar informações sobre reparações recomendadas, com links para o relatório detalhado da inspeção digital, pode eliminar atrasos no processo de reparação, aumentando o nível de assistência ao cliente. De acordo com algumas estatísticas, o tempo que um cliente leva, em média, a aprovar um serviço é de uma hora e 17 minutos. Com um software integrado de comunicação com os clientes, os tempos médios de aprovação descem para os 37 minutos. Compare isso com as taxas de produtividade das áreas de reparação e poderá ver como aqueles 40 minutos podem ter impacto no seu negócio.
NECESSIDADE N.º 4
Gestão de inventário e encomenda de peças
As peças constituem mais de 30% da ordem de reparação média, pelo que a gestão de peças e do inventário continuam a ser uma área importante da eficiência operacional. Com a proliferação dos SKU e múltiplas variações daquilo que parece ser a mesma peça, automatizar o inventário da sua oficina e o processo de encomenda de peças com um sistema de software pode permitir uma redução de custos, uma velocidade de reparação e uma fiabilidade significativas. Prestar mais atenção ao que está em stock através de ferramentas digitais de gestão do inventário também reduz a probabilidade de diminuição do inventário e de furto pelos funcionários.
O requisito básico de um sistema de gestão de peças e de inventário é garantir que os seus técnicos têm todas as peças necessárias para o trabalho a realizar. Um sistema integrado permite que os proprietários decidam melhor acerca do que ter em stock, do que comprar e do que cobrar. Alguns sistemas permitem-lhe controlar quantidades, bem como a utilização de peças, e receber notificações para novas encomendas, para que tenha sempre as peças certas à mão para as reparações mais comuns. A integração com os sistemas dos seus fornecedores de peças aumenta a eficiência dos fluxos de trabalho, com a capacidade de controlar encomendas, estados, custos, e outras informações que têm impacto na produtividade das áreas de reparação.
NECESSIDADE N.º 5
Formação e apoio
A integração de um novo sistema de software de gestão da oficina gera uma parceria cara, e, como acontece em qualquer união, é bom que, primeiro, os intervenientes se conheçam mutuamente. Uma vez convicto da sua escolha, quanto mais cedo se dê a transição e a adaptação ao novo sistema, mais rapidamente a sua empresa usufruirá das compensações do investimento. Ao ponderar sobre os fornecedores de software de gestão de oficinas, certifique-se de que tem em conta o seguinte:
– Qual a integração do fornecedor e qual o processo de orientação para a aprendizagem do novo sistema, e quantas pessoas são incluídas nessa formação?
– Como forma futuros funcionários?
– Como é disponibilizada a formação (vídeos, artigos, serviços de assistência, conferências, pessoalmente nas suas instalações, etc.), e quanto é que custa?
– Como pode contactar o fornecedor de software se/quando ocorrer um problema? Existe um serviço de assistência ou um chat ao vivo? Qual o horário da assistência? Qual o tempo médio de resposta? Quem lhe irá prestar ajuda?
– Como pode testar o software antes de assumir um compromisso? Certifique-se de que tem acesso a um modo de demonstração (ainda que com funcionalidades limitadas) para confirmar que é a opção certa para a sua oficina.
Quanto melhor a sua equipa utilizar o software, mais valor a tecnologia criará para a sua oficina. Isto inclui garantir que os processos e procedimentos são seguidos e que todos os elementos da equipa têm a formação adequada.
As vantagens evidentes
Ao avaliar e escolher cuidadosamente o software de oficina com os cinco elementos básicos obrigatórios, irá provavelmente experienciar uma série de vantagens, incluindo:
– Aumentar a eficiência do processo.
– Reduzir o tempo de tarefas rotineiras.
– Melhorar a fiabilidade das ordens de reparação e das encomendas de peças.
– Melhorar as comunicações da equipa.
– Permitir a transparência para um melhor entendimento das operações e da rentabilidade.
– Melhorar as comunicações com os clientes e a experiência global dos clientes.
– Acelerar o processo de reparação.
– Reduzir o caos, permitindo o crescimento.
– Aumentar a qualidade das interações com os clientes.
Embora existam muitas funcionalidades disponíveis nas atuais soluções de gestão de oficinas, ficando com os elementos básicos é mais provável que usufrua das vantagens melhorando a eficiência operacional geral e aumentando a fidelização dos clientes, o que terá impacto direto nos resultados.
